A centralização da gestão financeira pode ser a chave para evitar prejuízos e até falências. Ao unificar decisões e processos em um único sistema ou departamento, empresas de todos os portes ganham agilidade, reduzem riscos e conquistam maior controle sobre suas finanças.
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Gestão centralizada concentra poder no topo e organiza o coração financeiro das companhias
Uma empresa que segue o modelo de gestão centralizada unifica todas as decisões e controles da companhia na alta gestão, ao invés de distribuir em vários setores. Ou seja, poucas pessoas no topo da hierarquia, como o CEO ou os diretores, tomam as decisões estratégicas e operacionais mais importantes.
No contexto financeiro, essa forma de gerir os negócios significa que processos como contas a pagar, contas a receber, tesouraria e controladoria funcionam de forma integrada, normalmente sob supervisão de um mesmo departamento ou sistema.
Gestão descentralizada motiva colaboradores, mas dificulta consolidação do caixa e unidade nos processos
Como o próprio nome sugere, na gestão descentralizada, as funções e decisões são divididas em departamentos ou unidades de negócio, então cada setor tem autonomia para gerenciar as atividades atribuídas e tomar decisões.
Este método tem suas vantagens, como o poder de aumentar a motivação dos colaboradores, já que cada setor possui a liberdade de gerenciar suas atividades, mas é importante ressaltar que, com essa grande divisão de responsabilidades, há a possibilidade de perda de controle unificado e dificuldade na padronização dos processos.
No quesito finanças, a descentralização pode gerar ainda mais ruídos. Por exemplo, cada departamento pode usar sua própria planilha de controle de gastos, o que dificulta a consolidação do fluxo de caixa geral e a obtenção de um retrato fiel das finanças da companhia.
Descontrole nas contas levou gigantes do varejo e da aviação a colapsar nos anos 1990 e 2000
O financeiro é o coração de qualquer negócio, pois é ele que dita o quão saudável a empresa está. A desorganização financeira, comum em gestões menos profissionais, é a raiz de inúmeros prejuízos e até quebras de empresas. Dois exemplos de grandes corporações que acabaram indo à falência por este motivo são as lojas Arapuã e a Vasp.
Nos anos 1990, a Arapuã chegou a faturar R$ 2,2 bilhões, disparando na frente de grandes nomes do varejo. Entretanto, devido ao descontrole financeiro e à falta de uma gestão eficiente do mesmo, a empresa afundou em dívidas no final da década, totalizando aproximadamente R$ 700 milhões em débitos.
O caso da Vasp foi similar. A empresa de aviação decolou na década de 1980, mas, com a entrada dos anos 90, se viu em uma situação financeira frágil. Por não centralizar devidamente as contas, a Vasp passou a enfrentar inadimplência em pagamentos de salários e fornecedores.
Apesar de tentativas de recuperação e intervenções governamentais, a companhia aérea fechou oficialmente suas portas em 2008.
Organização unificada impõe padrões, evita perdas e assegura maior controle sobre o caixa
Apesar dos exemplos anteriores se referirem a grandes corporações, isso não significa que as pequenas empresas estejam isentas de grandes prejuízos. E o melhor caminho para que isso não aconteça é a organização. E é aí que entra a gestão financeira centralizada.
Adotar a centralização dessa área traz inúmeros benefícios, independentemente do tamanho da companhia. O principal deles é a rapidez na tomada de decisões de negócios, já que a unificação das operações financeiras não precisa ser resgatada de múltiplas fontes, porque tudo já está em um lugar só.
Consequentemente, este movimento unifica todos os processos e impõe um padrão a ser seguido para todas as operações. Dessa forma, todas as áreas seguem as mesmas regras e geram dados consistentes.
Além disso, reunir os dados em apenas um local reduz drasticamente as perdas financeiras e diminui os desperdícios, como gastos desnecessários. Em longo prazo, o movimento se traduz em economia de recursos e permite que a gestão não seja surpreendida com problemas de caixa.
Em tempos nos quais tudo é digital, a segurança deve ser priorizada. E esta é mais uma vantagem da centralização. Plataformas costumam oferecer recursos mais robustos de segurança, backups regulares e até mesmo criptografia.
Outro ponto importante sobre este tipo de sistema é a possibilidade de saber exatamente quem está acessando o quê, permitindo maior controle e evitando fraudes internas e vazamentos de dados, por conta de descuidos.
Ferramentas digitais tornam a centralização acessível, do controle de caixa às operações bancárias
Fazer a centralização das finanças não é um bicho de sete cabeças, graças ao uso da tecnologia. Existem inúmeros softwares e ferramentas capazes de conectar departamentos e automatizar processos com um clique.
Um exemplo são os sistemas ERP integrados, que unificam processos internos para além das finanças, como contabilidade, compras, estoque, RH, etc. Este tipo de software centraliza automaticamente fluxos de caixa, lançamentos contábeis, faturamentos e orçamento em um só lugar.
Além dele, existe uma ferramenta ainda mais poderosa: o ERP Banking, uma integração ERP com bancos. Esta solução permite conectar o sistema de gestão da empresa diretamente aos serviços bancários externos.
Trata-se então de uma integração inteligente entre o ERP comum e os bancos utilizados pela corporação, possibilitando realizar operações bancárias dentro do próprio sistema empresarial. Dessa forma, a empresa pode incorporar extratos bancários automaticamente no ERP, agendar transferências e pagamentos e ter acesso a linhas de crédito no sistema de gestão.
